Шаблон состоит из шести вкладок и работает и в Excel, и в Google Таблицах.

• Инструкция — короткая памятка на одну страницу: что куда вносить, что не нужно трогать руками, что означает цвет ячейки.
• Контрагенты — список ваших поставщиков и подрядчиков. Добавили контрагента один раз — дальше он доступен в выпадающем списке на других вкладках, не нужно каждый раз вбивать название заново.
• Документы — главная рабочая вкладка. Один счёт, УПД или накладная — одна строка: контрагент, сумма, дата документа, срок оплаты. Остаток к оплате, статус («Оплачено», «К оплате», «Просрочено») и количество дней просрочки считаются автоматически.
• Оплаты — журнал ваших платежей. Указали, по какому документу платите, — сумма сама спишется с остатка, а статус документа обновится.
• Дашборд — визуальная сводка по всей кредиторке: сколько вы должны сегодня, сколько из этого просрочено, динамика долга по месяцам, топ-10 контрагентов, по которым накопилась самая большая сумма.
• Платёжный календарь — сводка по любому выбранному периоду: сколько нужно заплатить, скажем, с 15 по 30 число, и сколько документов попадает в этот промежуток.

Логика простая и прозрачная — никакой магии, только формулы, которые можно проверить.

Остаток к оплате по документу = сумма документа минус все оплаты, которые вы по нему внесли. Как только остаток обнулился — статус документа меняется на «Оплачено» автоматически.

Статус «Просрочено» появляется сам, если срок оплаты уже прошёл, а остаток ещё больше нуля. Дни просрочки считаются от этой же даты — так видно не только факт просрочки, но и её масштаб.

Задолженность на конец месяца на дашборде — это сумма всех выставленных вам документов на эту дату минус все оплаты, которые вы успели сделать к этой дате. Поэтому график динамики показывает не «сколько вам пришло счетов», а реальный долг на каждый момент времени.

На дашборде пять ключевых цифр: общая задолженность на сегодня, просроченная часть, сколько нужно оплатить в этом месяце, сколько — в ближайшие 7 дней, и средний срок, за который вы фактически оплачиваете счета (эта метрика в финансах называется DPO — Days Payable Outstanding, и по ней удобно отслеживать, не стали ли вы платить медленнее, чем раньше).

Ниже — четыре графика. Линия динамики долга по месяцам сразу показывает, растёт кредиторка или вы её постепенно закрываете. Диаграмма «просрочено / в пределах срока» отвечает на вопрос, насколько всё плохо прямо сейчас. Столбчатый график возрастной структуры просрочки раскладывает долг по дням: то, что просрочено на неделю, и то, что висит уже два месяца — это разные по срочности проблемы, и шаблон их разделяет. И отдельный график — топ-10 контрагентов, чтобы видеть, от кого зависит основная часть долга: часто 70−80% кредиторки приходится всего на двух-трёх поставщиков, и именно с ними в первую очередь стоит договариваться об отсрочке или графике платежей.

Шаблон отлично работает, пока документов в работе не больше нескольких сотен и ведёт его один-два человека. Но если у вас выросло количество поставщиков, нужно согласование платежей между несколькими сотрудниками, автоматическая выгрузка из банка или интеграция с 1С — таблице становится тесно. В этом случае дешевле и быстрее не наращивать сложность файла, а перейти на систему управленческого учёта или обратиться за настройкой процесса к специалистам на аутсорсе — это отдельная история, о которой мы подробно пишем в других статьях блога.

Шаблон подходит для любого бизнеса? Да, структура универсальна — розница, услуги, производство, стройка. Меняются только названия типов документов, которые можно отредактировать под себя.

Нужно знать бухгалтерию, чтобы вести шаблон? Нет. Здесь нет проводок и счетов бухучёта — только понятная логика «выставили документ — оплатили — осталось».

Можно работать над файлом вместе с бухгалтером или партнёром? Да, если вести шаблон в Google Таблицах — просто откройте совместный доступ к файлу.

Что если сумма в шаблоне не совпадает с актом сверки от поставщика? Скорее всего, где-то не внесена оплата или документ задвоен. Сверьте построчно вкладки «Документы» и «Оплаты» за нужный период — ошибка обычно находится быстро.

Можно вести одновременно и кредиторскую, и дебиторскую задолженность? Да, но для этого удобнее использовать два отдельных файла: у нас есть такой же шаблон для дебиторской задолженности — учёта долгов ваших клиентов перед вами.

Что делать, если контрагентов стало слишком много и список неудобно листать? Используйте фильтр на вкладке «Документы» — он уже встроен в шапку таблицы, достаточно нажать на стрелку у нужной колонки.


Шаблон бесплатный, с формулами и примером заполнения — скачайте и начинайте вносить свои данные хоть сегодня.