Шаблон сделан в Excel и одновременно открывается в Google Таблицах — можно вести его прямо в браузере, без установки программ. Внутри четыре вкладки:

• ДДС — отчёт о движении денежных средств: поступления от клиентов, оплата поставщикам, аренда, зарплата и налоги на ФОТ, реклама, транспорт, эквайринг, налоги — с разбивкой по месяцам с января по декабрь и автоматическим расчётом остатка на конец каждого месяца
• ОПиУ — отчёт о прибылях и убытках: выручка, переменные расходы, маржинальный доход, постоянные расходы — с автоматическим расчётом прибыли по каждому месяцу
• Дашборд ДДС — график остатка денег по месяцам и разбивка денежного потока по видам деятельности, собирается сам по данным вкладки ДДС
• Дашборд ОПиУ — выручка и прибыль по месяцам, соотношение переменных и постоянных расходов, динамика рентабельности — тоже считается автоматически

В обеих таблицах первый столбец — «Месяц 1 (пример)», уже заполненный цифрами для понимания логики, а дальше идут двенадцать пустых столбцов по месяцам года и столбец «Итого за год», который считается сам. Пример не входит в годовые итоги — это просто образец, замените его на свои цифры или просто не трогайте и начните заполнять с января.

Логика вкладки ДДС ровно та же, что разобрана в статье «Три главных отчёта: ДДС, ОПиУ и баланс на пальцах»: строки поделены на операционную, инвестиционную и финансовую деятельность, а по столбцам — недели или месяцы. Внутри операционной деятельности статьи уже разложены на узнаваемые пункты — не общей строкой «расходы», а отдельно аренда, отдельно зарплата и налоги на ФОТ, отдельно реклама, транспорт, эквайринг и банковское обслуживание, налоги по вашей системе налогообложения — чтобы сразу было видно, куда именно уходят деньги, а не только сколько их ушло. Пустые статьи можно смело удалять или переименовывать под свой бизнес — на итоговую формулу это не влияет. Пример на вкладке:

• Поступления от клиентов: 2 400 000 ₽
• Оплата поставщикам: −1 100 000 ₽
• Аренда: −200 000 ₽
• Зарплата и налоги на ФОТ: −500 000 ₽
• Остаток на конец периода: 600 000 ₽

Остаток на конец периода автоматически пересчитывается формулой при изменении любой из строк — переносить его вручную на следующий период не нужно, шаблон подставляет его сам как остаток на начало следующего столбца. Если вести эту же вкладку понедельно на несколько недель вперёд, а не только по факту прошедшего месяца, она превращается в платёжный календарь — инструмент, который показывает кассовый разрыв заранее, до того как он случится.

В вкладке ОПиУ расходы разделены на два типа — переменные и постоянные. Переменные растут вместе с продажами (себестоимость товара, сдельная часть зарплаты, комиссии) — чем больше продали, тем больше их сумма. Постоянные не зависят от объёма продаж (аренда, оклады, реклама) — они будут примерно одинаковыми что при низких, что при высоких продажах месяца. Разница между выручкой и переменными расходами — это маржинальный доход, он же показывает, сколько бизнес реально зарабатывает с каждой продажи до вычета постоянных расходов. Пример на вкладке:

• Выручка: 2 400 000 ₽
• Себестоимость товара / материалов (переменные): −1 300 000 ₽
• Маржинальный доход: 1 100 000 ₽ (рентабельность по марже — 45,8%)
• Аренда, зарплата и налоги на ФОТ, реклама (постоянные): −800 000 ₽
• Прибыль: 300 000 ₽

Рентабельность по марже полезно смотреть отдельно от итоговой прибыли: если она низкая, дело в цене или в переменных затратах на каждую продажу, и наращивать оборот в такой ситуации бессмысленно — маржи с каждой новой продажи будет не хватать на покрытие постоянных расходов. Отдельно за чем нужно следить при заполнении — не путать факт оплаты с фактом возникновения дохода и расхода: в ОПиУ идёт выручка от отгруженного товара или оказанной услуги, а не только то, что уже оплачено деньгами. Поэтому прибыль по этой вкладке и остаток денег на вкладке ДДС за один и тот же месяц почти никогда не совпадут — и это нормально.

Цифры в таблице — это факт, а дашборды — это уже картина происходящего с бизнесом, которую не всегда видно за строками с цифрами. Как только вы вносите цифры по месяцам во вкладки ДДС и ОПиУ, оба дашборда пересобираются сами, без дополнительных действий.

• На дашборде ДДС — два графика: динамика остатка денег на конец каждого месяца (сразу видно, есть ли тенденция уходить в минус, ещё до того как это станет проблемой) и денежный поток по трём видам деятельности по месяцам — операционная, инвестиционная, финансовая, чтобы было видно, за счёт чего именно вырос или просел остаток.
• На дашборде ОПиУ — три графика: выручка и прибыль по месяцам рядом (сразу видно, если выручка растёт, а прибыль нет — это и есть ситуация «обороты растут, а денег нет»), переменные и постоянные расходы по месяцам одним столбцом (видно, какая часть расходов и как меняется), и отдельно динамика рентабельности по марже и по прибыли — если рентабельность по марже стабильна, а по прибыли падает, значит выросли постоянные расходы, а не подешевела себестоимость.

Таблица в Excel или Google Таблицах — абсолютно рабочий вариант для старта, и переходить на что-то другое раньше времени не нужно. Но есть моменты, когда ручной таблицы становится мало: операций в месяц слишком много, и ручной ввод превращается в отдельную работу; в бизнесе несколько направлений или юрлиц, и их нужно видеть отдельно и вместе; или регулярно не хватает времени сесть и внести цифры, из-за чего отчёты обновляются раз в квартал вместо раза в неделю. В этот момент имеет смысл либо подключить специализированный сервис, либо передать ведение управленческого учёта на аутсорс.

Шаблон подходит для любого вида бизнеса? Да, структура ДДС и ОПиУ универсальна для любого малого бизнеса. Отраслевую специфику (несколько юрлиц, партии товара, производственные затраты) можно добавить дополнительными строками — базовая логика таблицы от этого не меняется.

Нужно ли разбираться в бухгалтерии, чтобы им пользоваться? Нет, шаблон рассчитан именно на собственника без бухгалтерского образования — все формулы уже встроены, нужно только вносить цифры по факту движения денег и по факту выручки и расходов.

Можно ли вести шаблон вместе с бухгалтером или сотрудником? Да, файл можно открыть в Google Таблицах и дать совместный доступ — это даже удобнее, если цифры в разные вкладки вносят разные люди (например, кассовые операции — бухгалтер, а плановые поступления — сам собственник).

Что делать, если после заполнения цифры не сходятся? Чаще всего причина — смешаны факт оплаты и факт начисления (это разница между ДДС и ОПиУ, разобранная в статье «Три главных отчёта»). Стоит перепроверить, в какую вкладку и на основании какого факта внесена каждая строка.

Как понять, какой расход переменный, а какой постоянный? Простой тест: изменится ли эта сумма, если в этом месяце вы ничего не продадите. Себестоимость товара и сдельная зарплата в таком случае будут нулевыми — это переменные расходы. Аренда и оклады останутся теми же — это постоянные. Если расход отчасти и то, и другое (например, оклад с небольшой премией от продаж), проще всего разделить его на две строки.

Дашборды нужно настраивать отдельно? Нет, графики уже настроены и ссылаются на вкладки ДДС и ОПиУ — как только там появляются цифры за очередной месяц, дашборды обновляются автоматически. Добавлять данные нужно только в сами вкладки ДДС и ОПиУ.

Разница между «знать, что такое ДДС и ОПиУ» и «реально вести их каждый месяц» — это ровно один этот файл. Скачайте шаблон, оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем его вам вместе с коротким письмом о том, как быстрее в нём разобраться.